Software a la medida o de renta: la cuenta a tres años
Dos escenarios con números a tres años, los costos que nadie cotiza y los casos en que el software de renta gana con claridad.
Casi toda comparación entre software a la medida y software de renta se resuelve con adjetivos. Aquí la vamos a resolver con una hoja de cálculo.
La pregunta útil no es cuál de los dos es superior. Es cuál te sale más barato a tres años, contando todo lo que nadie mete en la cuenta.
Por qué tres años
A doce meses, la renta siempre gana. No hay inversión inicial, la primera factura es chica y el sistema arranca la semana que lo contratas.
A tres años el orden cambia. Un desarrollo propio ya pagó su costo grande y bajó a mantenimiento; la renta sigue subiendo con cada usuario nuevo y cada ajuste anual de precio.
Tres años también es el horizonte honesto de un sistema de operación. Con menos, estás comparando un experimento contra una inversión.
Los números de esta cuenta
De nuestro lado los precios son públicos y son los que cobramos: un desarrollo a la medida cuesta entre $60,000 y $100,000 MXN, y el mantenimiento arranca en $15,000 MXN al mes.
Del lado del software de renta no hay un precio universal, así que hay que suponer uno. Estos son los supuestos que vamos a usar, y los marcamos como supuestos porque lo son:
- Supuesto: $850 MXN por usuario al mes, que es el rango medio de un producto de operación en el mercado mexicano.
- Supuesto: el precio sube 8% cada año. Casi todos los proveedores ajustan; algunos más, algunos menos.
- Supuesto: $30,000 MXN una sola vez por implementación, configuración y carga inicial de datos.
- Supuesto: tu infraestructura propia cuesta entre $2,000 y $3,000 MXN al mes en el escenario a la medida.
Cambia los supuestos por tus números reales y la conclusión puede voltearse. Ese es justamente el punto del ejercicio.
Escenario 1: equipo de ocho personas
Una empresa de ocho usuarios que necesita un proceso estándar: cotizar, facturar, dar seguimiento. Nada raro, nada propio del giro.
Con software de renta
- Año 1: 8 usuarios × $850 × 12 meses = $81,600 MXN
- Año 2: 8 usuarios × $918 × 12 meses = $88,128 MXN
- Año 3: 8 usuarios × $991 × 12 meses = $95,136 MXN
- Implementación inicial: $30,000 MXN
- Total a tres años: ≈ $295,000 MXN
Con software a la medida
- Desarrollo (punto medio del rango): $80,000 MXN
- Mantenimiento año 1, desde que sale a producción: 10 meses × $15,000 = $150,000 MXN
- Mantenimiento años 2 y 3: 24 meses × $15,000 = $360,000 MXN
- Infraestructura: 36 meses × $2,000 = $72,000 MXN
- Total a tres años: ≈ $662,000 MXN
El software de renta gana por más del doble. Escribimos esto sabiendo que nos quita proyectos.
Si tu caso se parece a este, no mandes a hacer un sistema. Paga la renta.
Escenario 2: veinticinco personas y tres herramientas
Ahora una empresa de veinticinco personas que ya vive en tres productos de renta distintos. Uno para clientes, uno para la operación, uno para reportes.
Ninguno habla con los otros, así que alguien pasa datos a mano entre ellos todas las semanas.
Con software de renta
- Herramienta de clientes: 25 usuarios × $850 = $21,250 al mes
- Herramienta de operación: 12 usuarios × $1,200 = $14,400 al mes
- Herramienta de reportes: $6,000 al mes de tarifa plana
- Subtotal mensual: $41,650 MXN, o $499,800 al año
- Con el aumento de 8% anual, tres años suman ≈ $1,622,600 MXN
- Supuesto: 10 horas a la semana de alguien pasando datos, a $200 la hora, son ≈ $96,000 al año, o $288,000 a tres años
- Total a tres años: ≈ $1,910,000 MXN
Con software a la medida
- Desarrollo (tope del rango, porque lleva integraciones y migración): $100,000 MXN
- Mantenimiento, 34 meses × $15,000: $510,000 MXN
- Infraestructura: 36 meses × $3,000 = $108,000 MXN
- Total a tres años: ≈ $718,000 MXN
La diferencia a favor del desarrollo propio es de aproximadamente $1.19 millones de pesos en tres años.
Y eso todavía no cuenta las horas del equipo que dejan de irse en copiar y pegar.
Dónde está tu punto de cruce
Los dos escenarios de arriba son el mismo cálculo con distintos insumos. Lo que los separa son tres variables.
- Cuánta gente entra al sistema. La renta cobra por cabeza; el desarrollo propio no. Cada contratación mueve un lado de la balanza.
- Cuántos productos estás pagando. Tres suscripciones que no se hablan cuestan más que la suma de sus facturas.
- Cuánto trabajo manual existe solo porque el software no lo hace. Ese costo es real aunque no llegue como factura.
Corre la cuenta con tus cifras antes de la primera junta con cualquier proveedor. Incluidos nosotros.
Los costos que nadie cotiza
Las dos listas de arriba están incompletas a propósito. Faltan los costos que no aparecen en ninguna propuesta y que sí llegan.
Salir del proveedor
Todo producto de renta te deja exportar tus datos. Casi ninguno te deja exportarlos completos.
Lo que normalmente sale es un archivo por tabla, sin las relaciones entre ellas, sin el historial de cambios y sin los archivos adjuntos. Reconstruir eso para meterlo a otro sistema es un proyecto en sí mismo.
Pregunta esto antes de firmar, no después: qué formato exacto entregan al cancelar, si incluye adjuntos y cuántos días tienes para descargarlo.
Capacitar dos veces
La capacitación inicial casi siempre está incluida. La segunda no.
Cuando rota el personal, cuando el proveedor rediseña la interfaz, o cuando abres una sucursal, alguien vuelve a enseñar. Ese costo se paga en horas de tu propio equipo y por eso se vuelve invisible.
Las integraciones
Conectar un producto de renta con tu facturación, tu banco o tu almacén rara vez es gratis. O pagas un plan superior que la incluye, o pagas un conector externo, o pagas a alguien que lo programe contra la API.
Y si el proveedor no expone API en tu plan, no hay integración a ningún precio. Esa es la versión cara del problema.
Que suban el precio
Un aumento de 8% anual sobre una factura de $40,000 al mes son $38,000 más al año. Cada año, sobre la base ya aumentada.
No tienes voto en esa decisión y tampoco tienes salida barata, porque salir cuesta la migración del punto anterior. Ese es exactamente el diseño del modelo.
Adaptar tu operación al software
Todo producto de renta trae un proceso adentro. Si el tuyo no coincide, el que se dobla eres tú.
Ese ajuste tiene un costo que nunca se factura: pasos que se hacen dos veces, campos que se usan para algo distinto de lo que dicen, y la hoja de cálculo paralela que aparece en el mes tres porque el sistema no contempla algo.
Cuando ves esa hoja de cálculo paralela, el producto ya dejó de cubrir tu operación.
Que el proveedor cierre o cambie
Los productos se descontinúan, las empresas se venden y los planes se reestructuran. Cuando pasa, tu operación depende de una decisión que se tomó en otra oficina.
El riesgo es bajo con proveedores grandes y no es cero con nadie. Vale la pena preguntarse qué haría tu empresa el lunes siguiente.
Ninguno de estos costos aparece en la comparación que te enseña un vendedor.
Cuándo gana el software de renta
Esta sección existe porque la cuenta honesta tiene que poder perderse.
Cuando tu proceso es estándar
Facturar, llevar contabilidad, mandar campañas de correo, vender en línea, firmar documentos. Hay productos con diez años de pulido y miles de empresas encontrándoles los errores.
Mandar a construir tu propio sistema de facturación es pagar por reinventar algo que ya funciona bien.
Cuando lo necesitas esta semana
Un MVP a la medida toma entre cuatro y ocho semanas desde que se cierra el alcance. Un sistema con varios módulos e integraciones se va entre tres y seis meses.
Si tu problema es de este mes, ese calendario no te sirve. Contrata la renta y resuélvelo hoy.
Cuando el equipo es chico
Con ocho usuarios, como en el primer escenario, la aritmética no se voltea en tres años. Tampoco en cinco.
El desarrollo propio empieza a pagarse cuando el número de usuarios crece o cuando hay varias suscripciones que no se hablan entre sí.
Cuando el proceso todavía se está inventando
Si el flujo de trabajo cambia cada mes porque el negocio está buscando su forma, construir un sistema lo congela demasiado pronto.
Primero se estabiliza el proceso, aunque sea con hojas de cálculo y una herramienta de renta. Después se automatiza.
Un buen proveedor te dice cuándo no lo necesitas. Es la señal más barata de que puedes creerle el resto.
La respuesta suele ser los dos
La comparación se plantea como si tuvieras que elegir un bando. En la práctica, casi ninguna empresa opera con una sola cosa.
Lo que funciona es repartir por criterio, no por preferencia.
- Renta para lo que ya es un estándar. Contabilidad, facturación, nómina, correo, firma de documentos. Nadie gana dinero construyendo esto de nuevo.
- A la medida para lo que es tuyo. El flujo que ningún producto contempla, el que hoy vive en WhatsApp y hojas de cálculo porque el sistema no lo permite.
- Integración entre los dos. Que tu sistema propio le hable a tu facturación por API, en vez de que alguien capture lo mismo dos veces.
Con ese reparto, el desarrollo propio se vuelve más chico y más barato de lo que temías. No estás construyendo un sistema completo, estás construyendo la parte que nadie vende.
Y ese recorte suele ser la diferencia entre un proyecto de $100,000 y uno que no cabe en el presupuesto.
Qué significa ser dueño del código
La palabra "dueño" se usa muy suelta en las propuestas de software. Estas son las cuatro cosas concretas que significa.
El repositorio es de tu empresa
El código vive en una cuenta a nombre de tu empresa, no de la agencia. Si mañana cambias de proveedor, el nuevo equipo clona el repositorio y sigue trabajando.
Si el código vive en la cuenta del proveedor y te dan acceso "de invitado", no eres dueño de nada.
La base de datos es tuya
No un CSV de exportación: la base completa, con sus relaciones, su historial y sus archivos. Se respalda y se restaura sin pedirle permiso a nadie.
Ahí está la diferencia real entre tener tus datos y tener una copia de tus datos.
Los cambios los decides tú
En un producto de renta, lo que pides entra a una lista de deseos junto con la de miles de clientes. En un sistema propio, lo que pides entra al siguiente sprint porque tú lo pagas.
Esa es la diferencia entre esperar un año y esperar dos semanas.
Puedes irte
Si dejas de trabajar con quien lo construyó, te quedas con el repositorio, la base, la documentación y los accesos. Contratas a otro equipo y continúa.
Ser dueño no es una cláusula bonita. Es tener el sistema funcionando el día que te peleas con el proveedor.
Cómo decidir sin adivinar
Antes de pedir cotizaciones, arma tu propia hoja con cuatro cifras.
- Lo que pagas hoy al mes en suscripciones, sumando todas.
- Cuántos usuarios vas a tener en tres años, no cuántos tienes hoy.
- Cuántas horas a la semana se van en mover datos de una herramienta a otra.
- Qué parte de tu operación es tan tuya que ningún producto la contempla.
Si las primeras tres cifras son chicas y la cuarta está vacía, tu respuesta es la renta y te acabas de ahorrar seis meses.
Si la cuarta cifra tiene contenido real, ahí es donde un desarrollo propio se paga solo.
Cómo lo trabajamos nosotros
Nuestro proceso es el mismo desde el primer proyecto: Escuchamos, Definimos, Desarrollamos, Expandimos.
El diagnóstico inicial no se cobra y sirve exactamente para correr esta cuenta con tus números. Si sale que te conviene seguir con la renta, te lo decimos en esa llamada.
Cuando sí conviene construir, salimos con tres cosas escritas: qué resuelve el sistema, qué no va a resolver en la primera versión y cuánto cuesta. No cotizamos por hora, porque cobrar por hora premia tardarse.
De idea a producción, con la cuenta a tres años sobre la mesa desde la primera junta.
